Organisateur Professionnel
de Congrès

Un accompagnement sur-mesure
des sociétés savantes

Harpocrate est une agence connectée qui combine expertise, innovation et engagement pour offrir des solutions complètes en communication événementielle.
En mettant l’accent sur la satisfaction des clients et l’impact des événements, Harpocrate accompagne les associations et les sociétés savantes dans la conception de leurs événements : congrès, symposium, annimation de communauté et gestion administrative.

Notre mission est d’aider nos clients à mettre en lumière leurs événements, maximiser l’impact des messages délivrés et garantir une expérience enrichissante et mémorable pour les participants.
Nous mettons à votre disposition des stratégies percutantes pour atteindre vos objectifs et à vous démarquer dans un monde en constante évolution :
l’intégration du digital, l’évolution des usages, l’animation de votre communauté.

Notre expertise

Accompagnement
des Sociétés Savantes

Chez Harpocrate, nous comprenons les besoins spécifiques des sociétés savantes et nous nous engageons à fournir un soutien complet.
Voici comment nous accompagnons les sociétés savantes :

EN SAVOIR PLUS
Accompagnement des Sociétés Savantes

Gestion Administrative
Gérer les adhésions des membres, les renouvellements, et les bases de données de membres.

Rapports
Préparer des rapports détaillés sur les activités de la société savante, incluant les comptes-rendus d’événements et les analyses de performance.

Formation et Éducation
Concevoir et organiser des programmes de formation continue pour les membres, incluant des ateliers, des webinaires, et des cours en ligne, des groupes de travail, et des réseaux professionnels.

Innovation et Digitalisation
Accompagner les sociétés savantes dans leur transformation digitale en intégrant des outils numériques pour améliorer l’efficacité et l’interaction avec les membres.

Technologie
Intégrer des solutions technologiques innovantes comme les plateformes de streaming, les applications mobiles pour les événements, et les outils de gestion des participants.

Communication et Promotion
Développer des stratégies de communication pour promouvoir les événements auprès des membres et du public cible, incluant des campagnes sur les réseaux sociaux, des newsletters, et des communiqués de presse.

Matériel de Promotion
Créer des supports de communication attrayants comme des affiches, des brochures, et des vidéos promotionnelles. Gérer les relations avec les médias pour maximiser la couverture médiatique des événements et des initiatives de la société savante.

Accréditation
Assister dans le processus d’accréditation des programmes de formation et des événements.

En offrant ces services, Harpocrate aide les sociétés savantes à rester pertinentes, à croître et à offrir une valeur ajoutée significative à leurs membres et à la communauté scientifique.

Gestion de Programme Scientifique

La gestion d’un programme scientifique est cruciale pour le succès des congrès. Chez Harpocrate, nous offrons une expertise complète, pertinente et engageante. Voici notre approche :

EN SAVOIR PLUS
Gestion de Programme Scientifique

Définition des Objectifs et Thèmes
Collaborer avec les sociétés savantes pour définir les objectifs spécifiques de l'événement. Identifier les thèmes principaux et les sujets actuels d'intérêt dans le domaine scientifique concerné.

Sélection des Conférenciers et Intervenants
Inviter des experts reconnus pour leurs contributions au domaine. Assurer une diversité de points de vue en incluant des conférenciers de différents horizons et niveaux de carrière.

Appel à Communications
Mettre en place un système de soumission en ligne pour encourager le dépôt des résumés et de travaux de recherche.
Constituer un comité scientifique pour évaluer les résumés et les propositions de communication. Utiliser des critères rigoureux pour garantir la qualité et la pertinence des travaux présentés.

Programme Détaillé
Élaborer un programme détaillé incluant des sessions plénières, des ateliers, des tables rondes, des sessions de posters et des discussions interactives.
Planifier les horaires pour maximiser la participation et l'engagement des participants.

Publication et Diffusion
Préparer et publier les actes de la conférence, incluant les résumés et les articles complets. Mettre à disposition les présentations et les enregistrements vidéo des sessions sur une plateforme en ligne accessible aux participants.

Évaluation et Retour d'Expérience
Collecter des retours des participants via des enquêtes de satisfaction et des évaluations post-événement. Analyser les retours pour identifier les points forts et les axes d'amélioration.

Suivi et Continuité
Maintenir le contact avec les conférenciers et les participants pour les informer des futures initiatives et événements.
Créer des opportunités de collaboration et de networking à travers des communautés en ligne et des événements ultérieurs.

En offrant un accompagnement complet dans la gestion de programmes scientifiques, Harpocrate s'assure que chaque événement est une plateforme de haute qualité pour la diffusion des connaissances, l’innovation et la collaboration entre chercheurs et professionnels.

Pilotage
des Congrès Médicaux

Le pilotage de projet chez Harpocrate implique la gestion et la coordination de toutes les phases d’un événement pour assurer son succès.
Voici les étapes clés de notre approche de pilotage de projet.

EN SAVOIR PLUS
Pilotage des Congrès Médicaux

Définition des Objectifs
Comprendre les besoins et les attentes des clients pour définir des objectifs clairs et mesurables.

Planification
Élaborer un plan détaillé incluant les ressources, le budget, les délais et les responsabilités. Cela inclut également la création d’un calendrier de projet.

Coordination des Équipes
Mobiliser et coordonner les différentes équipes impliquées dans l’organisation de l’événement (logistique, communication, technique, etc.).

Gestion des Fournisseurs
Sélectionner et gérer les prestataires et fournisseurs nécessaires pour l’événement.

Suivi et Contrôle
Assurer un suivi régulier de l’avancement du projet, gérer les risques et ajuster les plans si nécessaire pour respecter les objectifs et les délais.

Communication
Maintenir une communication constante avec toutes les parties prenantes (clients, équipes internes, partenaires) pour garantir la transparence et l’alignement sur les objectifs du projet.

Exécution
Superviser la mise en œuvre de l’événement, s’assurer que tous les aspects sont bien coordonnés et que l’événement se déroule à la perfection.

Évaluation et Feedback
Après l’événement, recueillir les retours des participants et des parties prenantes, évaluer les résultats par rapport aux objectifs initiaux et identifier les axes d’amélioration pour les futurs projets.
Réaliser des statistiques précises sur les différents points du congrès.

En suivant ces étapes, Harpocrate s’assure que chaque événement est planifié et exécuté de manière professionnelle, maximisant ainsi l’impact et la satisfaction des clients et de leur public cible.

Fidélisation des Partenaires et Engagements

Chez Harpocrate, la fidélisation des partenaires est essentielle pour créer des relations durables et mutuellement bénéfiques.
Voici notre approche pour assurer la fidélité de nos partenaires :

EN SAVOIR PLUS
Fidélisation des Partenaires et Engagements

Communication Continue
Maintenir une communication ouverte et régulière avec les partenaires pour comprendre leurs besoins et attentes. Cela inclut des réunions périodiques, des mises à jour de projet, et des rapports de performance.

Offres Personnalisées
Adapter les offres et les services aux besoins spécifiques des partenaires. Proposer des solutions sur mesure qui répondent à leurs attentes et qui les aident à atteindre leurs objectifs.

Valorisation des Partenariats
Reconnaître et valoriser les contributions des partenaires. Cela peut inclure des mentions dans les communications officielles, des remerciements publics lors des événements, et des opportunités de visibilité accrue.

Transparence et Confiance
Construire une relation basée sur la confiance en étant transparent sur les objectifs, les défis et les résultats. Partager des informations pertinentes et impliquer les partenaires dans les décisions importantes.

Feedback Constructif
Recueillir régulièrement des feedbacks des partenaires et utiliser ces retours pour améliorer les processus et les collaborations futures. Montrer que leurs opinions sont prises en compte et que des actions concrètes sont mises en place.

Engagement à Long Terme
Penser au-delà des projets individuels et viser des collaborations à long terme. Proposer des plans de partenariat à long terme et discuter des perspectives de future collaboration dès le début.

En appliquant ces stratégies, Harpocrate s’assure que ses partenaires se sentent valorisés et engagés, renforçant ainsi la fidélité et la collaboration à long terme.

Nos réalisations

Congrès de la Société Française de Pédiatrie
-> congres-sfpediatrie.com

  • 2 700 Participants
  • 80 Partenaires
  • 70 Stands sur l’exposition
  • 12 Symposium sponsorisés
  • 20 Associations de patients
  • 1 100 e-Posters

Journées Neurosciences Psychiatrie Neurologie
-> jnpn-paris.com

  • 1 000 Participants
  • 25 Partenaires
  • 6 Symposium sponsorisés
  • 20 Stands sur l’exposition
  • 70 Posters

Journées Parisiennes de Pédiatrie
-> jppediatrie.com

  • 700 Participants
  • 20 Partenaires
  • 6 Symposium sponsorisés
  • 15 Stands sur l’exposition
  • 40 Posters

Journées Francophones de Recherche en Néonatologie
-> JFRN.fr

  • 700 Participants
  • 25 Partenaires
  • 3 Symposium sponsorisés
  • 20 Stands sur l’exposition

Groupe de Pédiatrie Générale
Sociétale et Environnementale

Webinar de la SFP
En co-organisation avec les sociétés filles

Rendez-vous mensuel tous les 1ers lundis du mois

  • 550 connectés au Live
  • 700 vues au Replay

Harpocrate... Hippocrate

Harpocrate, le dieu égyptien et Hippocrate, le célèbre médecin grec, partagent un symbolisme profond lié au soin et à la préservation de la vie.

Harpocrate, enfant dieu d’Horus, incarne la protection et le renouveau, veillant sur l’équilibre et la vitalité du monde.
Hippocrate, considéré comme le père de la médecine, a posé les fondations de l’éthique médicale et du soin de la santé humaine.
Le lien entre les deux figures réside dans leur rôle de gardiens : Harpocrate protège les secrets de la nature et assure la régénération, tandis qu’Hippocrate protège la santé et promeut le bien-être à travers ses enseignements.
Tous deux symbolisent la protection et le soin, chacun dans son domaine respectif.

Inspirée par le dieu Harpocrate, symbole de la jeunesse et du renouveau, notre société est dédiée à apporter une perspective fraîche et créative à l’organisation de vos événements professionnels. Nous croyons fermement que chaque congrès est une opportunité unique de conseil et de transformation.

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Nous nous engageons à vous recontacter sous 24 heures.

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